2023-01-02: Jawne umowy pod ręką

poniedziałek, 2 stycznia 2023

Grzegorz Krakowiak, uczestnik tegorocznej edycji Szkoły Inicjatyw Strażniczych*, stworzył portal „Jawne umowy”, na którym publikuje przeszukiwalny rejestr umów zawieranych przez gminę Dobra, w której mieszka.

Martyna Bójko: Co popchnęło Cię w kierunku stworzenia takiego portalu? Od lat prowadzisz serwis Mierzyn.pl, robisz to po godzinach pracy, uznałeś, że to za mało?

Grzegorz Krakowiak: Tematem umów podpisywanych przez moją gminę zainteresowałem się, gdy zacząłem działać jako watchdog. Trafiałem na informacje o przetargach, które należałoby wyjaśnić i prześledzić ich historię. Możliwość sprawdzenia takich umów, także historycznych, była dla mnie, jako watchdoga, pomocna. Poza tym co jakiś czas powracało pytanie (głównie ze strony radnych) – czy pewne podmioty, z którymi gmina zawiera umowy, nie są faworyzowane. Uznałem, że taki przeszukiwalny rejestr umów byłby fajną rzeczą. Może być przydatnym narzędziem zarówno dla mieszkańców, jak i radnych. Moja gmina publikuje swój rejestr umów, który jest aktualizowany co pół roku. Jednak są to pliki pdf i przeszukiwanie takiego zbioru jest mocno utrudnione. Pomyślałem, że warto te dane udostępnić w bardziej przystępny sposób, żeby można było je przeszukiwać. Po to właśnie powstał portal „Jawne umowy”.

Co można znaleźć na portalu „Jawne umowy”?

„Jawne umowy” były dotychczas portalem projektu o tej nazwie finansowanego z Funduszu Obywatelskiego im. Henryka Wujca, dlatego użytkownicy znajdą tam informacje, jak ten portal powstawał, jak konwertowałem dane itd. To taka trochę instrukcja obsługi, jak taki portal przygotować. Ale główna częścią, „sercem” portalu jest baza umów gminy Dobra, z możliwością przeszukiwania i filtrowania. W rejestrze możliwe jest wyszukiwanie proste wg interesującego użytkownika kryterium, na przykład nazwy firmy, roku zawarcia umowy, kwoty czy klasyfikacji (przypisanej kategorii). Lada dzień pojawi się dodatkowa możliwość rozbudowanego wyszukiwania dla bardziej wymagających użytkowników.

A czy znajdziemy tam również treść umów?

W moim rejestrze nie ma treści umów – jest tam taka sama zawartość, jak w rejestrze publikowanym na stronie gminy, czyli dane dotyczące poszczególnej umowy – nazwa podmiotu, z którym ją zawarto, data realizacji zadania, kwota, nazwa komórki organizacyjnej, która realizuje taką umowę, numer NIP, KRS i oczywiście przedmiot umowy. Mój rejestr ma jednak tę przewagę, że daje możliwość wyszukiwania i filtrowania, czego nie ma w rejestrze urzędu. Dodatkowo w moim rejestrze pojawiają się informacje, których nie ma w rejestrze gminy (np. klasyfikacja umowy), informacje “na przyszłość” (np. dane w układzie Centralnego Rejestru Umów), czy dane skonwertowane dla uzyskania jak najbardziej jednolitej struktury bazy umów.

A czy dane do Twojego rejestru są zaciągane automatycznie ze strony gminy?

Nie, istotą projektu było, by pliki pdf przekonwertować i wczytać z gminnego rejestru na portal „Jawne umowy”. Będę to robił co pół roku, bo z taką częstotliwością gmina publikuje w swoim rejestrze nowe dane. Automatyczne zaciąganie danych tak udostępnianych nie wchodziłoby w grę głównie ze względu na niejednolity format i niską jakość danych.

Gdy tworzyłem portal, musiałem przekonwertować dane z lat 2015-2022, więc było więcej pracy. Nie wiem, jak to będzie wyglądało po 1 stycznia 2024 roku, gdy zacznie funkcjonować Centralny Rejestr Umów, czy gmina będzie wciąż publikowała na swojej stronie rejestr w obecnej postaci. Ale nawet jeśli ten centralny rejestr powstanie, to będzie obowiązek publikowania w nim danych od stycznia 2024 roku. Nie będzie danych archiwalnych, które pozwalałyby prześledzić historię umów. Takie umowy gminy Dobra z lat 2015-2022 (a zapewne także za 2023) będą dostępne na moim portalu.

Ile aktualnie dostępnych jest w Twoim portalu umów, a raczej informacji o umowach?

Ta informacja jest na stronie. Kiedy wejdziesz w wyszukiwarkę umów (zielony przycisk) i nie odfiltrujesz sobie żadnych treści, to na dole pojawia się informacja, że umów jest 5562.

A obok tej informacji podana jest również kwota, na którą opiewają te wszystkie umowy – to ponad 367 milionów!

Niestety ta wartość jest tylko przybliżona, ponieważ nie wszystkie umowy miały podaną wprost wartość, zamiast tego podawano na przykład stawkę godzinową albo wartość maksymalną. Dlatego w rejestrze jest kolumna – Typ – w której jest informacja, czy wpisano oryginalną wartość umowy czy wartość pola ostała określona (wyliczona) przeze mnie. W każdej umowie starałem się każdą kwotę opisać – czy jest ona wartością za całą usługę czy może stawką za godzinę. Czasem kwota nie była w umowie zapisywana cyframi tylko opisowo. W moim rejestrze wszystkie kwoty zapisuję cyframi, by użytkownicy mogli sobie je na przykład sumować. Dodatkowo na samym dole do każdej umowy dodano trzy pola z treścią oryginalną z rejestru urzędu i załączony jest plik źródłowy w pdf, by każdy mógł zobaczyć, jak dana umowa była opisana w rejestrze umów prowadzonym przez gminę.

Co było największym wyzwaniem przy tworzeniu tego rejestru?

Nie mogłem w prosty sposób stworzyć jednolitego formatu, którego mógłbym potem użyć, aby wczytać wszystkie dane, ponieważ rejestr dotyczył umów sporządzanych w ciągu siedmiu lat, w których zapisywano w różny sposób informacje, czasami ten sam kontrahent był na przykład zapisywany pod zmienioną nieco nazwą. Musiałem znaleźć sposób, by ujednolicić te zapisy, by można było potem wyszukiwać skutecznie umowy w moim rejestrze. Postanowiłem również sklasyfikować te umowy, podzielić je na konkretne obszary i to też nie było łatwe zadanie, które jeszcze nie zostało w pełni zrealizowane.

Czyli każdą z tych ponad 5 tysięcy umów musiałeś opracować osobno?

Może nie “opracować osobno”, bo starałem się znaleźć mechanizmy konwersji działające automatycznie lub półautomatycznie jednocześnie na większą liczbę pozycji rejestru. Jednak przy każdej umowie musiałem się zatrzymać, czasami kilkukrotnie, bo często jakość danych była dosyć niska, nie zawsze były one precyzyjnie opisane, a mi zależało na przykład na tym, by przy każdej umowie pole “okres obowiązywania” to były dwie daty – początek i koniec jej obowiązywania. A czasem były tam takie nieprecyzyjne zapisy, jak – „do czasu wypełnienia kontenera”.

Czy sam pracowałeś przy portalu od początku do końca? Wiem, że jesteś programistą.

Przy portalu pracowałem i pracuję sam. Strona jest stworzona na bazie systemu CMS Joomla!, natomiast do jej budowy użyłem gotowych komponentów, których zakup sfinansował Fundusz Obywatelski im. Henryka Wujca. Mógłbym próbować sam wszystko przygotować, jednak to byłoby czasochłonne. Poza tym chciałem skorzystać z rozwiązań, które już się sprawdziły, zamiast wymyślać wszystko samemu od początku. Ale oczywiście trochę musiałem dostosować wyszukiwarkę do moich potrzeb – na przykład odpowiednio ją skonfigurować, doprowadzić do sytuacji, by na dole wyświetlało się podsumowanie kwotowe z wyszukanych umów.

Ile czasu zajmie ci wgranie nowych danych, kiedy gmina je wrzuci na stronę?

Powinny się pojawić na stronie gminy w połowie stycznia i liczę na to, że tym razem pójdzie mi dużo szybciej, bo będą to umowy z pół roku, nie z siedmiu lat. Poza tym konwertując te pliki po raz pierwszy, nie wiedziałem do końca, co mnie czeka. Teraz wiem, czego mogę się spodziewać i będę musiał się zająć czterema plikami, nie 52. Myślę więc, że to będzie kwestia jednego tygodnia, może jednego weekendu.

Czy przewidujesz publikację na portalu umów z innych gmin?

System jest tak zaprojektowany, że można do niego wgrywać dane z dowolnej jednostki. Widzę duże zainteresowanie tego typu rejestrem wśród organizacji watchdogowych, dlatego zacząłem tworzyć dokumentację, która opisuje, jak przygotować dane z innych urzędów. Jeśli ktoś przygotuje w prostym pliku tekstowym te dane, będę mógł je zaimportować.

Czy praca nad portalem już się zakończyła?

Choć projekt już postał zrealizowany i portal działa, to będę go jeszcze udoskonalać. Na pewno zmieni się w jakimś zakresie widok portalu – sam projekt traktuję jako zakończony, a teraz to jest już działający system. Zmienią się więc opisy, odsyłacze czy menu portalu.

Lada dzień pojawi się druga wersja wyszukiwarki z mocno rozszerzonym mechanizmem filtrowania. Dzięki temu bardziej wymagający użytkownicy dostaną możliwość większej elastyczności w określaniu kryteriów wyszukiwania.

Chcę też zrobić test wydajnościowy – ile umów taka strona może obsłużyć – czy nie straci wydajności, gdy umów będzie więcej, z większej liczby jednostek. A jeśli tak się stanie, będę szukał rozwiązania tego problemu.

A czy były jakieś reakcje urzędu na to, że taki rejestr przygotowujesz?

Nie, może dlatego, że nie promowałem jeszcze tego portalu i urzędnicy nie mieli okazji mu się przyjrzeć. Ale myślę, że taki rejestr też może pomóc mieszkańcom zrozumieć, jak funkcjonuje gmina, jakie wydatki musi ponosić i jak skomplikowane procedury czasami temu towarzyszą.

Życzę powodzenia w dalszych pracach nad portalem!

Szkoła Inicjatyw Strażniczych organizowana jest w ramach projektu “Szkoła Inicjatyw Strażniczych – 2 regiony”. Projekt finansowany przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię z Funduszy EOG w ramach Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny. 15 grudnia 2022 roku rozpoczęła się kolejna edycja Szkoły Inicjatyw Strażniczych.

Źródła

Artykuł wykorzystuje materiał pochodzący z tekstu „Jawne umowy pod ręką”, którego autorem jest redakcja, Martyna Bójko, opublikowanego w serwisie siecobywatelska.pl (więcej informacji).

Linki zewnętrzne